1. Administrator i kontakt
Sunfall Sp. z o.o., ul. Bocianów 10/12, 41-807 Zabrze, Polska. NIP 6482810745; KRS 0000982600; REGON 522619066; Sąd Rejonowy w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy KRS; 5 000 PLN.
Administratorem danych związanych z obsługą panelu jest Sunfall Sp. z o.o. Kontakt w sprawach danych osobowych: info@sunfall.pl. Dane rejestrowe projektu pochodzą ze strony sunfall.pl i wymagają potwierdzenia przed zatwierdzeniem dokumentów. Nie wskazujemy inspektora ochrony danych bez potwierdzenia jego powołania.
2. Kogo i jakie dane dotyczy panel
Panel służy wyłącznie obsłudze klientów biznesowych SUNFALL i ich uprawnionych przedstawicieli. Przetwarzamy dane konta, imię i nazwisko osoby kontaktowej, służbowy e-mail i telefon, dane firmy, adresy, identyfikatory podatkowe, zamówienia, faktury i PDF, wpłaty, indywidualne ustalenia i logo. Dane osób prowadzących działalność gospodarczą i reprezentantów firm mogą stanowić dane osobowe.
Obsługa bezpieczeństwa obejmuje identyfikatory sesji, informacje o dostępie oraz zdarzenia administracyjne. Podstawowe zdarzenia zapisujemy bez haseł, treści dokumentów i pełnej daty urodzenia. Nie wpisuj PESEL, danych zdrowotnych, numerów kart ani informacji niezwiązanych ze współpracą.
3. Cele i podstawy prawne
Obsługa umowy z osobą fizyczną prowadzącą firmę i czynności na jej żądanie mogą opierać się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dla kontaktów z przedstawicielami spółek oraz organizacji współpracy podstawą jest uzasadniony interes administratora — art. 6 ust. 1 lit. f: kontakt, realizacja współpracy i bezpieczeństwo. Podstawę oraz niezbędność należy odnieść do konkretnego celu.
Dokumentację podatkową i księgową przetwarzamy w celu wykonania obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c). Ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń oraz kontrola bezpieczeństwa mogą opierać się na uzasadnionym interesie. Nie wymagamy jednej ogólnej zgody na faktury i dostęp do podstawowej usługi.
Opcjonalne życzenia Qunnie są projektowane na podstawie dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a). Nie wymagamy roku urodzenia. Funkcja pozostaje wyłączona, dopóki dokumenty i warunki przetwarzania nie zostaną zatwierdzone. Wycofanie zgody nie ogranicza dostępu do faktur.
4. Źródła danych i dobrowolność
Dane otrzymujemy od Ciebie, firmy, którą reprezentujesz, lub w toku dotychczasowej współpracy. Jeżeli nie przekazujesz ich osobiście, informacja obejmuje również źródło i kategorie danych zgodnie z art. 14 RODO. Nie pozyskujemy urodzin z publicznych profili.
Dane potrzebne do identyfikacji kontrahenta i realizacji obowiązków są konieczne w odpowiednim zakresie. Dane opcjonalne nie warunkują dostępu do podstawowych funkcji. Zgłoszenie zmiany osoby kontaktowej lub utraty uprawnienia należy przesłać na info@sunfall.pl.
5. Odbiorcy, hosting i transfery
Dostęp mają upoważnione osoby w SUNFALL oraz właściwi dostawcy usług technicznych i księgowych, a także podmioty uprawnione na podstawie prawa. Baza i pliki panelu są obsługiwane w środowisku ChatGPT Sites z infrastrukturą Cloudflare. To nie oznacza, że SUNFALL ma z każdym podmiotem bezpośrednią umowę.
Przed zatwierdzeniem tej informacji trzeba zweryfikować umowę właściwą dla konta biznesowego SUNFALL, zakres powierzenia i podprocesorów, regiony przetwarzania, kopie oraz ewentualny dostęp spoza EOG. Nie deklarujemy obecnie, że wszystkie dane pozostają w UE. Jeżeli występują transfery poza EOG, trzeba wskazać rzeczywisty mechanizm i sposób uzyskania kopii zabezpieczeń. To nierozstrzygnięty punkt projektu, nie zatwierdzona polityka transferów.
6. Okresy przechowywania
Dane aktywnego konta i kontaktu przechowuje się w zakresie potrzebnym do współpracy; dalsza retencja wymaga uzasadnienia, np. rozliczeń lub roszczeń. Dokumentacja księgowa podlega właściwym okresom ustawowym i przedawnieniu. Zamknięcie konta nie oznacza usunięcia faktur podlegających obowiązkowi przechowywania.
Własne sesje klienta wygasają po 8 godzinach, a administratora po godzinie. Wygasłe sesje i rekordy limitowania prób są usuwane przy obsłudze kolejnych żądań panelu; nie jest to harmonogram cykliczny działający przy zamkniętej aplikacji.
Dzień i miesiąc urodzin usuwa się z aktywnego profilu po wycofaniu. Dowód zgody może podlegać odrębnej, ograniczonej retencji. Harmonogram danych historycznych, dziennika zdarzeń, starych plików i kopii zapasowych wymaga zatwierdzenia przed startem; nie traktujemy go jako wdrożonego.
7. Twoje prawa
W granicach warunków RODO możesz żądać dostępu i kopii danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia; w odpowiednich przypadkach przysługuje sprzeciw oraz przenoszenie. Zgodę można wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Wniosek skieruj na info@sunfall.pl. Weryfikujemy tożsamość proporcjonalnie do ryzyka.
Co do zasady odpowiadamy w miesiąc. Dopuszczalne przedłużenie o dwa kolejne miesiące wymaga poinformowania i uzasadnienia w pierwszym miesiącu. Masz prawo złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych, w Polsce Prezesa UODO; osoby w innych państwach UE mogą skorzystać z praw przewidzianych w art. 77 RODO.
Panel nie podejmuje obecnie decyzji z art. 22 RODO ani nie prowadzi oceny kredytowej. Raport sumuje wpisane faktury, a status płatności odzwierciedla aktualnie zarejestrowane dane, nie samodzielną weryfikację bankową.
8. Aktualizacja przeglądu: hosting i obsługa praw
Publiczne OpenAI Services Agreement (pkt 5.3) włącza DPA do właściwej umowy biznesowej; DPA opisuje podprocesorów oraz mechanizmy transferów poza EOG. Warunki ChatGPT Sites uzupełniają właściwą umowę. Samo istnienie tych dokumentów nie dowodzi jeszcze, że SUNFALL jest stroną umowy dla tego konkretnego konta ani że ten panel jest hostowany w UE. Weryfikacja tych faktów oraz retencji kopii dostawcy pozostaje otwarta. Źródła: openai.com/policies/services-agreement/, openai.com/policies/data-processing-addendum/, help.openai.com/en/articles/20001341-preparing-a-privacy-policy-for-your-chatgpt-site.
W profilu działa rejestr żądań dotyczących danych i pobranie danych konta do JSON. Rejestr przechowuje rodzaj, opis, daty i status sprawy. Celem organizacyjnym jest obsługa w 14 dni; nie zastępuje to terminów RODO. Administrator widzi informację o otwartych sprawach. Zgłoszenia nie są automatycznie wysyłane e-mailem, a oznaczenie sprawy jako zakończonej nie usuwa dokumentacji ani nie wysyła odpowiedzi.
PDF-y zleceń, planowane dostawy oraz dane rejestru żądań podlegają tym samym ograniczeniom dostępu co konto. Panel nie ma automatycznej integracji z FakturaLight ani odczytu banku. Opcjonalny odczyt faktur, po podłączeniu usługi, przesyła wybrane przez administratora PDF-y do OpenAI API w celu przygotowania danych do sprawdzenia. Żądania mają wyłączone zapisywanie odpowiedzi (store:false); nie oznacza to braku retencji po stronie dostawcy. Przed uruchomieniem należy potwierdzić warunki przetwarzania i transferów dla konta API. Dane są zapisywane w panelu dopiero po sprawdzeniu przez administratora. Wpłaty wymagają osobnej weryfikacji bankowej.
Pozostają do potwierdzenia terminy usuwania danych historycznych i kopii oraz odtworzenie danych. Nie wdrożono automatycznego usuwania faktur po pięciu latach ani automatycznego wykonania żądania usunięcia. Retencję dokumentów trzeba obliczać z uwzględnieniem podatków, rachunkowości, reklamacji, sporów oraz ewentualnego zawieszenia lub przerwania przedawnienia.